Секретарь руководителя

Пояснительная записка

Программа предназначена для слушателей курса «Секретарь руководителя».

Курс направлен на решение следующих задач:

• слушатели должны получить представление о роли секретаря в структуре  документационного обеспечения управления;
• приобрести знания о профессиональных требованиях к различным категориям секретарей, а также сведения о знаниях, умениях и личностных качествах секретаря;
• умение организовать работу  секретаря;
• освоение техники быстрой печати на компьютере с использованием слепого десятипальцевого метода.

Программой предусмотрено изучение документирования управленческой деятельности, основных систем документации и организации работы с ними, с учетом нормативной базы делопроизводства:  законодательных и нормативных актов РФ и РБ, а также  инструктивных и руководящих материалов министерств и ведомств,  изучение оргтехники для делопроизводства и управления; освоение теории и техники быстрой печати на компьютере с использованием слепого метода.

Компьютерные технологи составляют  неотъемлемую часть управленческой деятельности. Компьютер является основным средством создания, редактирования документов, систематизации, поиска, хранения и передачи информации. Для достижения эффективности  документационного обеспечения управления, необходима компьютеризация делопроизводства, с  использованием различных офисных программ. Соответственно программой предусмотрено изучение автоматизации процессов документационного  обеспечения управления и использование средств оргтехники для ведения делопроизводства.

Программой предусмотрено изучение  квалификационных требований секретаря, определение значения секретаря в структуре  управления, рассмотрение работы секретаря  с посетителями, с конфиденциальной информацией и т.п.

По завершению изучения данной учебной дисциплины и в соответствии с Государственными требованиями слушатель профессиональной подготовки по специальности «Секретарь руководителя» должен:

Знать:

• основные понятия документационного обеспечения управления;
• состав документов специальных систем документации;
• основные направления унификации и стандартизации специальных систем документации;
• организацию работы с документами;
• правила применения офисной оргтехники для делопроизводства и управления;
• компьютеризацию делопроизводства;
• технику быстрой печати с использованием слепого десятипальцевого метода;
• основные квалификационные требования к секретарю и особенности работы секретаря.

Уметь:

• составлять и оформлять документы, входящие в специальные системы документации;
• применять  офисные программы Microsoft Office для создания и оформления документов;
• владеть техникой быстрой печати на компьютере с использованием слепого десятипальцевого метода;
• использовать оргтехнику в процессе документационного обеспечения управления;
• обеспечивать работу с документами.

Практические занятия выполняются по темам, имеющим сугубо практическую направленность и прививающие слушателям навыки работы. Они проводятся с использованием наглядных пособий и других раздаточных материалов.

Особое  внимание на практических занятиях  уделено выработке профессиональных навыков.  Для достижения этой цели на практических занятиях по курсу «Секретарь руководителя» слушатели самостоятельно решают предложенные  преподавателем задачи, упражнения, разыгрывают возможные деловые ситуации.

Преподаватель наблюдает  за работой слушателей в течение  занятия, контролирует, указывает на ошибки, проверяет  результаты и в случае необходимости дает общие указания. Такая методика обеспечивает  атмосферу активной творческой работы группы на занятиях.

Курс призван способствовать развитию умения и навыков для документационного обеспечения управления.

Общий курс  100 часов:

• лекционных занятий    - 30  академических часов,
• практических занятий -  70 академических часов.

(1 академический час – 45 минут).

Форма контроля:  в процессе изучения курса –  решение устных и письменных контрольных работ.

ТЕМАТИЧЕСКИЙ ПЛАН

Наименование разделов и тем	Количество аудиторных часов
	лекции	практич. работа	всего
Тема 1. О роли и месте секретаря в структуре управления. Культура телефонного общения.	2	-	2
Тема 2. Организация работы секретаря.	2	2	4
Тема 3. Основные  правила техники безопасности. Слепой десятипальцевый метод печати. Формирование навыков печати. Работа с формами документов.	2	38	40
Тема 4. Основные  понятия документационного  обеспечения управления. Документирование управленческой деятельности.	2	-	2
Тема 5. Система организационно-распорядитель-ной документации. Организационные документы. Распорядительные документы. Информационно-справочные документы.	8	2	10
Тема 6. Организация работы с документами. Документооборот. Порядок работы с документами. Регистрация и контроль  исполнения  документов. Технико-орфографические правила оформления текста	8	6	14
Тема 7. Номенклатура дел. Формирование  и оформление дел. Оперативное хранение дел. Экспертиза  ценности документов. Подготовка дел к передаче в архив.	6	2	8
Тема 8. 1 С:Предприятие: Бухгалтерия 8	-	20	20
Всего  по курсу:	30	70	100

Содержание  курса

Тема 1. О роли и месте секретаря в структуре управления. Культура телефонного общения. 

Понятие «секретарь». Роль и значение секретаря  в структуре управления. Категории секретарей. Квалификационные требования к должности секретаря руководителя.

Требования к личным качествам секретаря. Профессиональная этика. Деловой этикет. Имидж секретаря.

Культура телефонного общения. Правила служебного телефонного общения.

 

Тема 2. Организация работы секретаря.

Интерьер рабочего помещения.

Планирование рабочего дня руководителя и секретаря.

Организация  работы с посетителями. Прием сотрудников и посетителей из других организаций. Технология организации приема.

Организация работы с обращениями и жалобами граждан. Виды  обращений граждан. Порядок работы с обращениями граждан. Контроль за исполнением обращений граждан, сроки исполнения.

Подготовка и обслуживание совещаний. Схема  мероприятий, проводимых по организации совещания: приглашения, подготовка зала, регистрация участников совещания и т.д.

Работа секретаря с конфиденциальной информацией. Защита  конфиденциальной информации.

 

Практическая работа

1. Составление плана рабочего дня руководителя (секретаря)
2. Ведение телефонных переговоров.

 

Тема 3. Основные  правила техники безопасности.  Слепой десятипальцевый метод печати. Формирование навыков печати. Работа с формами документов.

Компьютер – как основное средство документирования, систематизации, поиска, хранения и передачи информации. Основные  правила техники безопасности.

Методы печати. Слепой десятипальцевый метод печати. Основная позиция.

Изучение клавиатуры компьютера. Схема клавиатуры компьютера. Ее назначение и применение. Информация о видах клавиатурных тренажеров.

Организация работы  по отработке метода: осанка, положение рук, гимнастика и упражнения  для пальцев, кистей рук, для мышц шеи, плеч, глаз.

Гигиенические требования к условиям работы за компьютером.

Освоение теории и техники  быстрой печати на компьютере с использованием слепого десятипальцевого метода.

Основной (второй) ряд клавиатуры. Расположение пальцев  на основной позиции. Формирование навыков десятипальцевого слепого метода печати, ритм письма, движение пальцев по клавишам клавиатуры.

Верхний (третий) ряд клавиатуры. Распределение пальцев по клавишам. Движение кисти руки по клавишам клавиатуры. Формирование  навыков десятипальцевого слепого метода печати, ритм письма, движение пальцев по клавиатуре.

Нижний (первый) ряд клавиатуры. Распределение пальцев по клавишам. Формирование  навыков десятипальцевого слепого метода печати, ритм письма, движение пальцев по клавиатуре.

Тренировки для развития автоматизма движения пальцев по рядам клавиатуры. Основной, верхний и нижний ряды клавиатуры.

Верхний (четвертый) ряд клавиатуры. Знаки ! « № ; % : ? * ( ) _ + / . ,  и др.  Верхний регистр. Прописные буквы. Арабские и римские цифры.  Формирование  навыков десятипальцевого слепого метода печати, ритм письма, движение пальцев по клавиатуре.

Оформление документов с использованием слепого десятипальцевого метода печати.

 

Практическая работа

1. Упражнения по освоению основного (второго)  ряда клавиатуры
2. Упражнения по освоению верхнего (третьего)  ряда клавиатуры
3. Упражнения по освоению  нижнего  (первого)  ряда клавиатуры
4. Упражнения по освоению основного, верхнего и нижнего рядов клавиатуры
5. Упражнения для освоения верхнего (четвертого) ряда клавиатуры
6. Упражнения на основе цифр, знаков в сочетании со словами, предложениями, текстом
7. Упражнения для развития и проверки скорости письма
8. Оформление документов с использованием слепого десятипальцевого метода печати.

 

Тема 4. Основные  понятия документационного  обеспечения управления. Документирование управленческой деятельности.

Понятие терминов «документ», «документирование», «документационное обеспечение управления», «организация работы с документами». ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

Функции документа. Взаимосвязь форм управления с видами документов. Понятие классификации документов. Виды классификации.

Государственная система  документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

Понятие  систем документации. Функциональные и отраслевые системы документации. Унифицированная система документации (УСД). Виды унифицированных систем документации.

 

Тема 5. Система организационно-распорядительной документации. Организационные документы. Распорядительные документы. Информационно-справочные документы.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации (ОРД). ГОСТ Р 6.30-2003. Требования к оформлению  документов. Состав реквизитов, варианты их расположения.

Бланки  документов.  Форматы бумаги.

Классификация организационно-распорядительной документации: организационные документы, распорядительные, информационно-справочные.

Организационные документы: устав, положение, должностная инструкция, штатное расписание (унифицированная форма Т-3). Требования к их оформлению.

Распорядительные документы: приказ по основной деятельности,  распоряжение, решение.

Информационно-справочные документы: протокол, акт, докладная (служебная) записка, справка, заявление, письмо, телефонограмма. Требования к их оформлению.

Служебные письма. Виды писем по содержанию и назначению. Правила составления и оформления.

 

Практическая работа

1. Составление и оформление организационных документов

2. Составление и оформление распорядительных документов

3. Составление и оформление  информационно-справочных документов

 

Тема 6. Организация работы с документами. Документооборот. Порядок работы с документами. Регистрация и контроль  исполнения  документов. Технико-орфографические правила оформления текста.      

Структура и функции служб документационного обеспечения управления (СДОУ): управление делами, секретариат, канцелярия, отдел документоведения и т.д. Должностной и численный состав служб. Положение о службе документационного обеспечения управления.

Документооборот. Три группы документов (входящие, исходящие, внутренние). Принципы работы с документами.

Регистрация документов. Формы и виды регистрации. Примерный перечень нерегистрируемых документов. Особенности регистрации различных документов.

Контроль исполнения документов. Организация и техника контроля исполнения. Сроки исполнения документов типовые и индивидуальные. Порядок проведения контроля исполнения документов.

Электронный документооборот.

Технико-орфографические правила оформления текста. Оформление заголовков и подзаголовков, интервалы, нумерация страниц, правила  выделения отдельных частей текста, написание отдельных слов и  словосочетаний. 

Практическая работа

1. Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов.
2. Оформление журнала регистрации документов

 

Тема 7.  Номенклатура дел. Формирование  и оформление дел. Оперативное хранение дел. Экспертиза  ценности документов. Подготовка дел к передаче в архив.

Определение терминов «дело», «номенклатура дел», «формирование дел» по ГОСТу Р 51141-98.

Систематизация документов и их хранение. Номенклатура дел. Виды номенклатуры дел. Содержание и оформление номенклатуры дел.

Формирование  и оформление дел.  Основные требования к формирования дел, и их оформлению.

Оперативное хранение дел. Порядок выдачи документов и дел во временное пользование.

Экспертиза ценности документов. Работа экспертной комиссии (ЭК). Положение о постоянно действующей  экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия. Определение сроков хранения документов.

Подготовка  дел к передаче в архив. Оформление дел  временного хранения. Оформление документов, сдаваемых в архив, Формы описи дел, акта о выделении документов к уничтожению, внутренней описи и заверительного листа дела. Передача дел в архив.

 

Практическая работа

Составление и оформление номенклатуры дел, личного дела, описи дел постоянного и временного  сроков хранения, акта о выделении документов к уничтожению, внутренней описи, заверительного листа дела, обложки дела.

 

Тема 8.  1С: Предприятие: Бухгалтерия 8.

Система «1С-Предприятие».

Среда функционирования системы.

Учёт хозяйственных операций в бухгалтерском и налоговом учёте.