Пояснительная записка

Программа предназначена для слушателей курса «Делопроизводство».

Курс направлен на решение следующих задач:

-  слушатели должны приобрести знания и получить навыки составления и оформления организационно-распорядительных документов;

- уметь организовать документооборот современного предприятия, контролировать исполнение управленческих решений и обеспечить сохранность документированной информации.

Программой предусмотрено изучение документирования управленческой деятельности, основных систем документации и организации работы с ними, с учетом нормативной базы делопроизводства:  законодательных и нормативных актов РФ и РБ, а также  инструктивных и руководящих материалов министерств и ведомств.

Компьютерные технологи составляют неотъемлемую часть управленческой деятельности. Компьютер является основным средством создания, редактирования документов, систематизации, поиска, хранения и передачи информации. Для достижения эффективности документационного обеспечения управления, необходима компьютеризация делопроизводства, с  использованием различных офисных программ. Программой предусмотрено для автоматизации процессов документационного обеспечения управления использование средств оргтехники для ведения делопроизводства.

По завершению изучения данной учебной дисциплины и в соответствии с Государственными требованиями слушатель профессиональной подготовки по специальности «Делопроизводство» должен:

Знать:

-         основные понятия документационного обеспечения управления;

-         состав документов специальных систем документации;

-         основные направления унификации и стандартизации специальных систем документации;

-         организацию работы с документами;

-         компьютеризацию делопроизводства.

Уметь:

-         составлять и оформлять документы, входящие в специальные системы документации;

-         применять  офисные программы Microsoft Office (Word  и Excel) для создания и оформления документов;

-         обеспечивать работу с документами.

Практические занятия выполняются по темам, имеющим практическую направленность и прививающие слушателям навыки работы. Они проводятся с использованием наглядных пособий и других раздаточных материалов.

Преподаватель наблюдает за практической работой слушателей в течение  занятия, контролирует, указывает на ошибки, проверяет  результаты и в случае необходимости дает общие указания.

Курс призван способствовать развитию умения и навыков для документационного обеспечения управления.

Общий курс  44 академических часа:

-    лекционных занятий    - 30 академических часов,

-         практических занятий - 14 академических часов.

(1 академический час – 45 минут).

Форма контроля:  в процессе изучения курса – решение устных и письменных контрольных работ.

ТЕМАТИЧЕСКИЙ ПЛАН

Содержание  курса

Тема 1. Основные понятия документационного обеспечения управления.   Документирование управленческой деятельности.

Понятие терминов «документ», «документирование», «документационное обеспечение управления», «организация работы с документами» и др.

 ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

Функции документа. Взаимосвязь форм управления с видами документов. Понятие классификации документов. Виды классификации.

Государственная система  документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

Понятие  систем документации. Функциональные и отраслевые системы документации. Унифицированная система документации (УСД). Виды унифицированных систем документации.

Тема 2. Система организационно-распорядительной документации.

               ГОСТ Р 6.30-2003. Классификация ОРД

               Организационные документы.

               Распорядительные документы.

               Информационно-справочные документы.

               Технико-орфографические правила оформления текста.

     Унифицированная система организационно-распорядительной документации (ОРД). ГОСТ Р 6.30-2003. Требования к оформлению  документов. Состав реквизитов, варианты их расположения.

Бланки  документов.  Форматы бумаги.

Классификация организационно-распорядительной документации:

- Организационные документы – устав, положение, должностная инструкция, штатное расписание (унифицированная форма Т-3). Требования к их оформлению.

- Распорядительные документы: приказ по основной деятельности,  распоряжение, решение.

- Информационно-справочные документы: протокол, акт, докладная (служебная) записка, справка, заявление, письмо, телефонограмма. Требования к их оформлению.

Служебные письма. Виды писем по содержанию и назначению. Правила составления и оформления.

Технико-орфографические правила оформления текста. Оформление заголовков и подзаголовков, интервалы, нумерация страниц, правила выделения отдельных частей текста, написание отдельных слов и словосочетаний. 

Практическая работа

1. Составление и оформление в электронном виде организационных документов

2. Составление и оформление в электронном виде распорядительных документов.

3. Составление и оформление в электронном виде информационно-справочных документов

Тема 3. Организация работы с документами. Документооборот. Порядок работы с документами. Регистрация и контроль  исполнения  документов. Технико-орфографические правила оформления текста.

Документооборот. Три группы документов (входящие, исходящие, внутренние). Принципы работы с документами.

Регистрация документов. Формы и виды регистрации. Примерный перечень нерегистрируемых документов. Особенности регистрации различных документов.

Печати (штампы) организации. Проставление оттиска печати (штампа) на документах.

Контроль исполнения документов. Организация и техника контроля исполнения. Сроки исполнения документов типовые и индивидуальные. Порядок проведения контроля исполнения документов.

Электронный документооборот (краткий обзор).

Практическая работа

1. Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов.
2. Оформление журнала регистрации документов в электронном виде и в книге учета.

ТЕМА 4. Номенклатура дел. Формирование  и оформление дел. Оперативное хранение дел. Экспертиза  ценности документов. Подготовка дел к передаче в архив.

Определение терминов «дело», «номенклатура дел», «формирование дел» по ГОСТу Р 51141-98.

Номенклатура дел. Виды номенклатуры дел. Содержание и оформление номенклатуры дел. Систематизация документов и их хранение.

Формирование и оформление дел. Основные требования к формированию дел, и их оформлению.

Оперативное хранение дел. Порядок выдачи документов и дел во временное пользование.

Экспертиза ценности документов. Работа экспертной комиссии (ЭК). Положение о постоянно действующей  экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия. Определение сроков хранения документов.

Подготовка  дел к передаче в архив. Оформление дел  временного хранения. Оформление документов, сдаваемых в архив, Формы описи дел, акта о выделении документов к уничтожению, внутренней описи и заверительного листа дела. Передача дел в архив.

Практическая работа

1. Составление и оформление номенклатуры дел, личного дела, описи дел постоянного и временного  сроков хранения, акта о выделении документов к уничтожению, внутренней описи, заверительного листа дела, обложки дела.